اهڙا ڪيترائي سبب آهن جو ڊجيٽل دستاويزن دستاويزن ڇو ته توهان جي گهر آفيس (يا انهي معاملي لاء، توهان جي گهر) کي منظم ڪرڻ ۾ مدد ڏئي ٿي سگهي ٿي. سڀ کان پهريان، توهان دراز ۽ فائلن ۾ ذرا ذرا اضافو ڪاغذن کان نجات حاصل ڪري سگهو ٿا يا قيمتي ڊيسڪ جي جاء وٺي.
ڊجيٽل فائلون (جيتوڻيڪ پي آر ايسز) ڳولڻ وارا فائلن ۾ تبديل ٿي سگهن ٿيون آپٽيڪل اکرن جي سڃاڻپ (OCR) سافٽ ويئر جي استعمال سان، جيڪا عام طور تي پرنٽر سان ايندي آهي (HP هڪ تمام بهترين ويڊيو آهي جنهن کي وضاحت ڪري ٿو ته او سي آر ڪئين ڪئين ڪارائتي ۽ ڪئين طريقي سان مدد ڪري سگهي ٿي. آسانيء سان توهان جي زندگي).
مطلب اهو آهي ته نه صرف توهان جي معلومات آهي ڪنهن به ڪمري کي نه کڻڻ، اهو پڻ آسان آهي ته انهي کان سواء ڪاغذ تي هوندو. ۽ توهان شايد پنهنجي ڊجيٽل فائلون محفوظ ڪري سگهو ٿا جڏهن به توهان چاهيون ٿا - سي ڊي يا ڊي ڊي، هڪ فلي ڊرائيو تي، آن لائن اسٽوريج جي سهولت ۾، يا مٿين سڀني کان. تنهن ڪري توهان پڪ ڪري سگهو ٿا ته جڏهن توهان ڪجهه شيء جي ضرورت هجي، ته توهان پنهنجا هٿ ان تي حاصل ڪري سگهو ٿا.
جڏهن توهان پنهنجي گهر فائيلن کي ڊجيٽل ڪرڻ شروع ڪيو ٿا، اهو هڪ بهترين وقت آهي جو هڪ فائيل جو منظم سيٽ ٺاهيو جيڪو توهان جي زندگي کي آسان بنايندو. سوچيو ته ڪاغذ جي ڪم جي درجي بابت بابت توهان کي ضرورت آهي، ۽ هر هڪ لاء فولڊر سيٽ ڪريو. ھڪ فولڊر ۾ ڪريڊٽ ڪارڊ رسيدون؛ ڪار واري انشورنس ڪاغذن ۾؛ فون بل، ريزريسي نسخا، گهر جي مرمت بل، ۽ انهي تي، سڀني کي جدا جدا فولڊر ٿي سگهي ٿو. ۽ هر فولڊر ۾، هر سال (يا مهيني) لاء ذيلي فولڊر ٺاهيو. سسٽم کي شروع ڪرڻ لاء تمام آسان سولو آهي ۽ پوء انهي کي آسان طور تي درست فائل لاء نئين ڪاغذن کي شامل ڪيو وڃي هر سسٽم کي نئين وقت ريپريزينڊ سکينڊ کي ترتيب ڏيڻ جي ڪوشش ڪرڻ آهي.
پڪ ڪريو ته توهان جو اسڪينر يا پرنٽر اي سي سي ويئر سافٽ ويئر سان گڏ آيو آهي (مانيٽرنگ جا ڪيترائي پرنٽر ۽ اسڪينر وارن سان گڏ پيس ۾ ABBYY FineReader سافٽويئر ڏسڻ لڳي). جيڪڏهن توهان ڪنهن کي به نه ڳولهيو، خوف نه ڪريو. هتي هڪ سٺو موقعو آهي ته توهان وٽ اڳ ۾ ئي ڪجهه مهذب او سي آر سي جو سافٽويئر توهان جي ڪمپيوٽر تي ئي نصب ڪيو، جيستائين توهان ونڊوز استعمال ڪري رهيا آهيو. ڈاؤن لوڈ، اتارنا او سي آر ايس سافٽ ويئر توهان وٽ پهريان ئي توهان جي اسڪينر سان گڏ ڳولڻ ۽ انهي سافٽ ويئر استعمال ڪرڻ جي طريقيڪار جي ذريعي توهان جي اسڪينر سان گڏ ادائيگي جا دستاويز ٺاهي سگهندا.
يقينا، اهو هڪ ٻيو اهم نڪتو پيش ڪري ٿو: توهان کي گهٽ ۾ گهٽ دستاويزن اسڪينر جي ضرورت آهي جيڪڏهن توهان هن ڪم کي وٺي رهيا آهيو. ان جي ضرورت قيمت نه آهي، يا پسند. جيڪڏهن توهان وٽ ڪو نه آهي، هاڻي هڪ بهتر وقت جو هڪ وقت آهي. شروعاتي ڪجهه جائزو وٺڻ لاء فوٽو اسڪينر ۽ دستاويزن اسڪينر سان. جيڪڏهن توهان هڪ جدا اسڪينر نٿا چاهيون، هڪ سستي سوچي سڀ هڪ پرنٽر نوڪري سان مڪمل طور تي ڪم ڪندو.
تنهنڪري هتي سخت حصو آهي. سسٽم کي سيٽ ڪرڻ تمام تيار نه آهي؛ اڃا به توهان جي ڪاغذ جو ڪم به خراب نه ٿيندو. پڪ ڪرڻ جو ڇا مسئلو آهي ته توهان خودڪار طريقي سان اهو هر وقت حاصل ڪندا آهيو جڏهن توهان نئين رسيدون يا ڪاغذ جو ڪم حاصل ڪندا آهيو. ٻي صورت ۾، ڪاغذن کي ٻيهر مڙهي ڇڏڻ شروع ڪيو، ۽ توهان محسوس ڪيو ڄڻ توهان پنهنجي وقت ضايع ٿيڻ جي ڪري رهيا آهيو. پوء ان سان لٺ ڪر!